合同管理系统建设是一个管理变革的过程，需要调动企业上下内外很多资源才能实现提升合同管理效率、防范法律风险的目标。在这个管理变革过程中，在满足何种前提下才事宜建设合同管理信息系统？通过何种方式将合同管理与现有业务进行有效对接？如何实现集团统一管控的诉求？在合同信息系统实施过程中应当关注那些事项？以及在整个过程中法务部门应该扮演什么角色，信息部门应该承担什么责任？应该采取哪些步骤实现企业的管理目标？ 建议企业在建设合同管理信息化过程中要重点关注以下七个方面：
1、应当关注合同管理顶层设计，夯实企业内部合同管理基础，明确企业内部合同管理的职责、制定合同管理相关制度、捋顺合同管理相关流程及授权，充分识别合同管理过程中的风险及企业内部针对识别的风险所设置的控制，并将合同管理的制度、业务授权、审批流程、履行监控、统计分析等合同全生命周期的管理理念固化到信息系统中，方可通过技术手段有效的防控合同风险。通过管理制度化，制度流程，流程信息化的方法，实现合同管理制度的有效落地，在梳理的过程中，需要重点关注：合同分类、合同授权、合同流程，同时需要关注多层级企业的管控模式以及在合同专项上的管理要求。
2、应当关注业务端到端的畅通，合同是企业之间所签订协议的法律表现形式，是现代商业社会中最重要的商务文件，它依托于业务存在，所以在合同管理信息化建设过程中应当打通从前期项目立项到项目采购到合同签订以及后续的项目执行及财务付款的信息流。在业务端到端一体化打通的过程中，会涉及到企业的各个业务部门，由于职责分工和关注点的不一样，所以按照价值链梳理的业务流程打通就存在较大难度，在建设的过程中，建议蓝图优先，统一设计，分阶段实现。在这个过程中，主数据的统一管理尤为中需要，需要企业信息部门重点关注。
3、应当关注企业内部现有业务信息系统与合同管理系统的关系，梳理业务系统关联关系，展示合同业务端到端管理的全貌，界定清楚合同业务与周边系统的集成关系。一般合同业务对接主要涉及合同在签订前阶段涉及的项目、预算等数据对接，签订中的招采系统对接及数据来源，履行中的业务系统中履行信息的反馈，以及履行后合同收付款等财务数据的对接等。
合同管理信息化建设的一个重点和难点就是系统集成，如果合同管理没有和其它系统进行关联，那么合同数据的链条将是孤立和断裂的。在集成的过程中，需要各个系统的负责部门，关键用户深度参与，讨论集成方案，后续参与集成联调测试。随着IT技术的成熟度越来越高，集成的模式有多种选择，可以根据业务的特点进行选择。
4、应当关注合同全生命周期管理过程中重点关注的风险是否得以有效管控，例如是否将相对方的资质评价落实到系统中，避免相对方资质不合格；是否将合同审核过程中各部门重点关注的审核要素嵌入到审批环节中，避免合同审查流于形式；是否及时跟踪合同履行情况，避免合同违约风险；是否及时进行了合同归档，避免档案遗失等。
合同生命周期的过程中的风险防控是非常重要的，也是信息化带来的重要价值。例如在相对方管理过程中，纳入合格供方管理方法，对相对方的履约进行评价，并共享数据；在合同审批过程中，纳入审核要素，对每个审核节点的关注点，内控要求及风险提示进行关联，保证合同审核的责任落实到人；在合同履约过程中，通过履约计划执行的跟进，以及与财务收付款的对接，能够很好的控制履约风险。合同全生命周期的数据透明化和显性化能够有效的防范合同法律风险。
5、应当关注合同管理信息化项目的实施方法，合同管理系统的开发过程，一般包括需求调研、功能开发、系统测试、安联部署、上线运行等，在这个过程中，合同管理部门、信息部门及供应商的配合非常重要。在需求调研阶段，合同管理部门的人员虽然对业务精通，但缺乏信息化的背景知识，仅仅是合同管理的业务人员与系统供应商之间的需求沟通，常常会出现沟通障碍。这时就非常需要信息部的人员在中间协调，这样才能快速、合理的确认需求。而不会出现合同管理业务人员提出需求，系统供应商无法实现；或者被系统供应商诱导，仅仅是实现非常简化的功能这些情况出现；在功能开发阶段，合同业务人员要及时跟踪开发人员成果，避免实现的功能偏离原始需求，而信息部的人员要监控开发的进度，保证其在可控范围之内；在系统测试阶段，项目组要协调尽可能多的业务用户进行系统测试，并收集测试过程中发现的问题，及时讨论沟通，安排代码开发人员修改。信息部人员也要关注系统的性能，确认其是否能满足多用户大并发的要求； 只有经过合同管理业务部门、信息部门与供应商的密切配合，才能开发出满足企业自身需要的合同管理系统，才能实现项目的目标。
6、出于安全问题的考量，目前市场上的合同管理软件，如SaaS版的软件，用户的数据保存在运营商的服务器上或互联网应用,对运营商绝对透明，存在很高的安全隐患。合同数据作为企业的重要数据，不容许有任何泄露的风险，软捷科技推出了合同管理系统私有云部署版本，将数据保存在用户自己的服务器上，更加安全的保护用户的数据。同时支持局域网与互联网VPN模式访问，使得企业在有效保障系统数据安全的前提下又可让员工更加方便开展业务。
7、在集团管控的模式下，通过合同管理信息系统进行集团化部署各分子公司通过互联网VPN模式访问系统，让集团能够及时掌握下属企业合同管理情况及合同数据的查询、统计功能，则在系统设计上就不必过多的关注下属企业的个性化要求，重点关注合同数据的查询、统计分析上。如果是为了服务下属企业，在系统设计上就应当重点考虑下属企业的实际业务，确保合同管理系统能够更好的服务于下属企业而不是为下属企业带来负担。
对于集团型的企业合同管理信息化的实施工作中，明确管控的要求，清晰抓和放的标准，这样能为信息化的建设奠定指导原则。在信息化的实施过程中，会涉及到统一推广的标准版，同构异构系统的对接方式，数据的上下连接，流程的上下贯通，组织用户权限的统一分级管理等。
软捷科技建议采用如下原则：
► 总体规划，分步实施
► 先行试点，再行推广
► 先共性化，后个性化
► 先僵化，再固化，后优化
► 先行试点，再行推广
► 先共性化，后个性化
► 先僵化，再固化，后优化
总而言之，合同管理系统建设是一个管理优化和提升的过程，需要调动企业管理层和执行层的资源，法务部门、信息部门和业务部门的充分协同，最终才能实现提升合同管理效率、防范法律风险的目标。
